与えられた業務やその納期を忘れないよう管理したり、進捗状況をチェックしなければならないとき、あなたはどのようにしているだろうか? 今回はそれらタスクを簡単に、そしてより効率的にこなすことができるようになるであろうOneNoteの機能「ノートフラグ」について解説していく。
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今回から二回にわたってOneNoteのイチオシ機能のひとつ「ノートフラグ」について解説していこう。
「ノートフラグ」は、OneNoteに入力したり、収集してきた情報を整理、ランク付け、一覧リスト表示などができる機能だ。
自分や所属する部署が与えられた業務やその納期を忘れないように管理したり、進捗状況をチェックするのに大変に役に立つ。ビジネスマンの議事録作成や、やることリスト(To Doリスト)作成にOneNoteをすすめたい大きな理由のひとつがこの機能にある。
さて、ビジネスはマネジメントサイクル「Plan,Do,See,Action」を回すことで進行していく。会議はいわばそれを凝縮したものだ。
プロジェクト最初の会議を例にとると、まず計画の概要が説明され、それぞれの部署や担当者にやるべきことが与えられる。計画の説明では、業務のポイントやゴールが話し合われるだろう。きっとそれはホワイトボードに書き出されたり、配られた資料に箇条書きされ、各自が関連する次項をシステム手帳や議事録にメモするはずだ。
自分や自分の所属する部署やチームがやるべきことをメモすることは最も重要なこと。何をやるかの内容はもちろん、納期があって達成すべき目標(それは数字であるかもしれないし、項目で表されることかもしれない)があるはずだ。いずれにせよ会議でメモすることは、重要度によってランク付けされ、後で進捗を確認するべき情報が多い。
例えば、会議で説明されたこと、決定したことは下の画面のように箇条書きにメモされるだろう。これらの情報が自分にとってどのように区分され、重要なものなのかをマークする機能、それが「ノートフラグ」だ。
マークしただけでは紙の議事録やメモ書きでの強調と同じだが、デジタルノートアプリケーションであるからには、ノートフラグ別に情報をリストしたり、ソートして見やすく管理する機能などがモノをいう。
「重要」や「宿題」などノートフラグ名ごとにソートして、該当する情報だけを作業ウィンドウにリスト表示することができる。「重要」のリストを見れば、忘れてはいけない注意事項をリストできるし、「宿題」ならやるべきジョブをチェックできる。
ちなみにチェックボックス型のノートフラグは、クリックしてチェック状態にすることでさらに区分できる。つまり、完了した業務にチェックを付けておけばリスト表示から外すことができる。そうすることで未完了のジョブだけをリスト表示したり、進捗状況を頻繁に見直すことができるため、仕事のうっかり忘れや納期割れを防ぐことができる。
ちなみに該当する情報の検索範囲は、ほかにも日付(今日のノート/昨日のノートなど)やセクショ内のノートフラグだけなど、様々な設定が可能だ。
もちろん、ノートフラグは会議だけでなく様々な情報の管理に応用できるはずだ。OneNoteをツールに、インフォメーションワーカーとしてステップアップをはかろう。
次回はノートフラグの操作方法を解説する。お楽しみに。
(第15回へ続く)
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