タスクを簡単により効率的に、そして“忘れず”にこなすことができるようになるであろうOneNoteの機能「ノートフラグ」機能。今回は、チェックフラグの設定・カスタマイズから、実際の操作例まで、より実践的なノウハウを紹介していく。
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前回はOneNoteのノートフラグ機能の特長を紹介したので、今回は実際に操作する手順を紹介していこう。
まずは、ノートフラグの設定、カスタマイズをしよう。「ノートフラグの設定」は作業ウィンドウで行うのが簡単。そのためにはまず、メニューバーの[表示]→[作業ウィンドウ]を選択し、OneNoteの画面右に作業ウィンドウを表示する。作業ウィンドウが表示されたら[▼]をクリックし、[ノートフラグの設定]を選択するとノートフラグの項目名がリストされる。
こうしてノートフラグの設定を行う。
次に、OneNoteで入力した情報にノートフラグを付けてみよう。
ノートフラグを付ける方法はいくつかある。例えば、ノートフラグを付けたい情報の上で右クリックし、ポップアップメニューの中から[ノートフラグ]、そしてノートフラグの種類を選ぶという手順だ。しかし、最も手軽な方法はノートフラグの[ツールバー]を画面左に表示しておくことだ。ノートフラグ・ツルーバーを表示するには、メニューバーから[表示]-[ツールバー]-[ノートフラグ]を選択する。
ノートフラグ・ツルーバーが表示されたら、ノートフラグを付けたい情報にカーソルを移動し、ツールバーのノートフラグ・アイコンをクリックするだけ。クリックするたびにON/OFFが切り替わる簡単な操作だ。
また、チェックボックス型のノートフラグの場合は、1度クリックするとノートフラグが付き、もう1度クリックするとチェックマークが付く。更にもう1度クリックするとノートフラグの解除だ。
さて、ノートフラグはリストアップしてこそ本来の活用といえる。ノートフラグを付けたら、早速リストしてみよう。
ノートフラグをリストするには作業ウィンドウの[▼]をクリックし[ノートフラグの概要]を選択する。ノートフラグの選定(分類)を指定するのが[ノートフラグのグループ化]欄だ。クリックして選定の方法を指定、デフォルトでは「ノートフラグ名」で選定されている。
ノートフラグ名:「ノートフラグの設定」で指定した項目ごと(「重要」「宿題」「進行チェック」など)に情報をまとめてリスト表示する「チェックされていないアイテムのみを表示する」をチェックすると、チェックボックスをチェックしたノートフラグの情報はリストから除外される。例えば、「宿題」のノートフラグを表示したとき、自分が担当している宿題のリストが一覧表示され、完了した業務にはチェックを付けることができる。更に「チェックされていないアイテムのみを表示する」をクリックして一覧表示に残った情報が、まだ未完了のジョブと言うことになる。
ここで、これに関連する便利機能を紹介しよう。作業ウィンドウにある[概要ページを作成する]ボタンをクリックすると、リストされたノートフラグの情報が新規ページに抽出されて出力される。やることリストも簡単に作れるため、なかなか便利だ。
ノートフラグのグループ化で指定した内容にしたがって、ノートフラグの情報がリスト表示される。リストされている情報をクリックすると、実際のページにジャンプして、クリックしたノートフラグの情報が反転表示される。
ノートフラグのリストの選定(分類)は[ノートフラグのグループ化]で指定するが、検索範囲は作業ウィンドウ下部の[検索]欄で指定する。この組み合わせによって、効率よくノートフラグを付けた情報をリスト化できるので、慣れるまでいろいろ試してみて、ぜひこの機能を仕事に役立たせよう。
ちなみに、納期順に情報を表示したい場合などは、情報の冒頭に日付を入力しておくと、ソート機能で日付順になるので、ぜひやってみて欲しい。
次回は、文書の段落構成を確認しやすくレイアウトするための「アウトライン」についてを解説する。お楽しみに。
(第16回へ続く)
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