できるビジネスマンのノウハウ伝授
第3回　Excelデータの上手な料理法 - その1 -（1/3）

前回は無事、FAX送付状を作り上げた田中君。今回は、オフィスに大量に存在する表計算ソフトのファイルを上手に料理し、ひとりで取りまとめなければならないはめになりました。さて、どう解決するのでしょう？

登場人物：

• 田中君：プロフェッショナル向け映像関連製品を取り扱うABC商事社員。配属されてから3カ月になる、22歳の新卒新入社員
• 竹内先輩：ABC商事社員。田中君が所属する営業2課の先輩
• 及川先輩：ABC商事社員。システム課の先輩。田中君に的確なアドバイスをしてくれる
• 山田課長：ABC商事社員。田中君が所属する営業2課の責任者

　うう。困った。竹内先輩が風邪で休みだから、Excelの住所録から住所ラベルを作るという難題を山田課長から突然ふられてしまった。もちろん、ぼくの住所録はファイルメーカーProで作っているからきちんとしたデータベースになっているんだけど、課長の得意先リストはExcelファイルになってるんで。これから住所ラベルを印刷するって、どうすりゃいいんだろう。

　で、その問題のファイルがこれだ。

Excelファイルの中身。表計算形式で住所管理をしている人はかなり多いはずだ

及川先輩　「はい、システムの及川です」

田中君　「及川先輩こんにちは、営業2課の田中です。ちょっとピンチなんで助けてくれませんか？」

及川先輩　「あまり時間はないけど、少しだったらいいわよ」

田中君　「実は、Excelのファイルになった住所録があって、それをもとに宛名のラベルを作らなきゃならないはめになったんですが、どうすればいいんですか？」

及川先輩　「うんうん、なるほどね。じゃあ手短に説明するからね。ExcelとWordを組み合わせて差し込み印刷をする方法もあるけど、ファイルメーカーProを使ってラベル印刷する方が簡単ね」

田中君　「やっぱり簡単な方がいいなあ。一番簡単なのをお願いします」

及川先輩　「一番簡単なのは、Excelで出来ている住所録のファイルをファイルメーカーProのアイコンにドラッグ＆ドロップする方法ね。この方法だと、ExcelのファイルをファイルメーカーProのデータベースに自動的に変換してくれるの」

田中君　「どれどれ。こんなふうにExcelのファイルをつかんでファイルメーカーProのアイコンにドロップすればいいんですね」

Excelファイルを、単にファイルメーカーProのアイコンにドラッグ＆ドロップすればいいという簡単さ

及川先輩　「そうよ。 すると、[Excelデータを指定] というダイアログが現れたでしょ。ここから、わずか2ステップでインポート完了よ。

　最初は、このダイアログで、Excelのワークシートを指定するの。選んだらOKボタンをクリックしてね。次に、[1行目の使用方法を選択] というダイアログが現れるわ。Excelで表を作るときには、何のデータについてなのかの項目を一番上の行に入力しておくでしょ。ファイルメーカーProでもこれと同じで、それを項目名として使えるの。そうするために、このダイアログの [フィールド名] にチェックを入れるわけ。

　もとのExcelのデータを上手にインポートできて便利でしょ。実は、スプレッドシート内に複数の名前やラベルデータがある場合も、同様にしてインポートできるのよ。なかなかいい線いってるでしょ」

Excelブックの中にワークシートが複数ある場合には、ワークシートを選択するダイアログが現れる

1行目の使用方法をここで指定する

[高岡幸生（ジェネコム）, ITmedia ]

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