できるビジネスマンのノウハウ伝授
第1回　一歩先をゆくフレッシュマンになる（2/3）

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　こんなときはぼくみたいなシロートが悩んでてもしかたない。本職に聞くのがいいや。研修の時、いろいろと講義してくれた、システム課の及川晶子先輩のところにいってみよう。もちろん、美人だからフルネームで覚えてるのだけど。

田中君　「会社のパソコンでデータベースを使いたいのですが、どうしたらいいですか」

及川先輩　「そうね。使いやすさでいったら、『ファイルメーカーPro』ね。あなたが使ってるのはWindows？　Mac？　ファイルメーカーならどっちでも大丈夫だけどね。業務で使ってるんだけど、プライベートでもいろいろと使えて便利よ。会社で一括購入してあるから、田中君のマシンにもインストールしておくね」

　ここで、最新版の「ファイルメーカーPro 6」を自分のWindows PCにインストールしてもらう。

田中君　「ありがとうございます」

及川先輩　「わからなかったら、相談してね。電話でもメールでもいいから」

　いやー、直接会いにいったほうがいいです、なんて心の中で思いながら、インストールされたファイルメーカーProを試してみようと決意する。まずは、そこからだ。

　まずはチュートリアルをやってみる。だいたいどんなソフトでもそうだが、ファイルメーカーProにはわかりやすいサンプルがいくつも入っている。それで、基本的な使い方を覚えるのだ。

　マニュアルとして入っている「入門ガイド」を読みながら、「チュートリアル」フォルダに入っている課題をこなしていく。ここは難なくクリア。案外、データベースって簡単にできるもんだ。

　データベースを作るときは、まず始めに『フィールド』という情報の入れ物を作るらしい。そして、その個々のフィールドの中にそれぞれ該当する情報を入力すればいいってことらしい。今回は、名刺の情報をデータベースにするのだから、どの名刺にも共通する情報を並べることから始めてみよう。

　会社名、部署、役職、氏名、郵便番号、住所、電話番号、ファックス、メールアドレスが共通の項目のようだ。それに会社名と氏名のふりがな、名刺交換をした会見日、お客さんの特徴などはメモ欄といったところだろうか。

　名刺そのものに印刷されているのは、

• 会社名
• 部署
• 役職
• 氏名
• 郵便番号
• 住所
• 電話番号
• ファックス
• メールアドレス

だから、これに次の項目を加えればいい。

• 会社名のふりがな
• 氏名のふりがな
• 名刺交換をした会見日
• メモ

　練習したとおり、まずファイルメーカーProを動かす。『新規ファイルを作成する』を選んで『OK』をクリック。新しく作成するデータベースの名前を『顧客情報』として『保存』をクリック。そしてフィールドを作成する。

　チュートリアルで練習したので、フィールド定義は簡単に済んだ。気を付けなくてはいけなかったのが会見日のフィールドだ。ファイルメーカーProのフィールドには入れる情報の種類によって、フィールドのタイプを指定する。会見日だけを日付タイプにして、そのほかは全部テキストタイプにしておく。

会見日のフィールドだけは「日付タイプ」にしておいた

　全部のフィールドを作成したら『終了』をクリックすると、情報を入力できる画面になる。ファイルメーカーProでは情報を入れる画面のことを『レイアウト』と言うが、このレイアウトも自分の好きなように作ることができる。フィールドの作成が終わった時点で、自動的に簡単なレイアウトができているので、それを自分好みに変更してみる。

フィールドを作るだけで出来上がってくる、シンプルなレイアウト

ふりがなは、氏名の真下に移動して、フィールドを、交互に違う色に設定してみる

[高岡幸生（ジェネコム）, ITmedia ]

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